Como prometido, destralhar papéis à quinta,fase a fase, uma tarefa de cada vez, para não sobrecarregar a vida, porque o objectivo é melhorá-la.
Há duas fases que poderão ser feitas no decorrer de uma ou duas semanas, se preferirem:
1. Organizar o material
1. Uma caixa/saco para colocar o papel que será para reciclar
2. Uma caixa/saco para colocar papel ou outro material com informação sensível para destruir
3. Uma caixa/saco para colocar papel para arquivar
4. Um caixote do lixo
5. Uma tesoura grande
6. Um agrafador e um tira-agráfos
7. Uma máquina de destruir papel, se disponível
8. Um scanner
Para mim, o processo teve de começar com vários momentos de seleccionar papéis para exclusão imediata. Ou seja, o ponto de partida é uma visita relâmpago a gavetas, caixas e estantes para aferir se há alguma coisa para deitar fora.
É nesta fase que o sistema de 3/dia funciona muito bem. Durante a próxima semana, limite-se a tentar perceber o que pode ser deitado fora de imediato.
2. A antecipar a organização
Uma das coisas que me ajuda imenso é agrupar os objectos a destralhar. Neste caso, além de tudo o acima descrito, tenho uma caixa em que coloco todos os papéis que irão ser analisados, revistos, destralhados, arquivados.
Numa primeira fase (em que estou apenas a excluir os óbvios), ajuda-me ter um local onde posso colocar os papéis, sem ter que me preocupar em tomar uma decisão naquele momento, e como tal, a ultrapassar bloqueios e a realizar a tarefa de forma pontual.
Nesta fase, tenho uma folha de papel onde vou anotando os tipos de papéis que aparecem com mais frequência, para posteriormente me ajudar a escolher o melhor sistema de organização.
Também poderá ser uma forma de antecipar a organização (por exemplo, colocando já uma caixa ou tabuleiro e ir separando os documentos o IRS do próximo ano, que vão aparecendo).
Gastar dinheiro com materiais de organização? Não!
O meu recurso preferido para colocar papel para reciclar é o saco grande das compras. É grande e quando está cheio, basta levá-lo ao contentor. Muito prático.
Uma caixa de resmas de papel pode ser um excelente material. Se for muito alta, basta cortar uma tira no topo da caixa e ajustar ao tamanho desejado. Pode ser pintada, forrada ou deixada como está. É um excelente recurso.
As caixas de cereais possuem inúmeras possibilidade de utilização. Se colar algumas ficará logo com um sistema de separação de papel que poderá ser (ou não) descartado.
O antes, em que reuni todos os itens soltos, espalhados pelo escritório ou pela casa quando deveriam estar no escritório:
Os resultados da primeira fase em que estou a testar o sistema, face aos papéis que possuo.
A ideia é que apenas permaneça um conjunto de 3 tabuleiros. A caixa de arquivo suspenso está quase vazia, ou melhor, tem itens que são para arquivar e não tenho certeza que a vá manter. O porta-revistas poderá ser útil para ter os folhetos em vigor e revistas a destralhar.
Não se encontra na foto um conjunto de libretos impressos cujo destino ainda tenho de decidir. É o meu "monte" a decidir. O facto de este ser tão pequeno, deixou-me algo surpreendida, pois evidencia que o meu problema não seria tanto o de não querer prescindir dos papéis, mas de não possuir um sistema eficiente para os organizar e arquivar.
O meu sistema de 3 tabuleiros:
Tabuleiro 1 : A tratar com prazo (contas a pagar, entrada de correio [eu abro-o sempre no próprio dia], assuntos que tenha que ser tratados com urgência e que por isso, devam estar visíveis);
Tabuleiro 2: A tratar sem prazo ( coisas a tratar ou a fazer mas que não possuem prazo; pode ser um projecto de manualidades ou algo na casa; poderão constituir projectos que "ataco" quando tenho mais tempo; é aqui que coloco as grandes listas de coisas a fazer na manutenção da casa e carro);
Tabuleiro 3: Arquivar (itens que já podem ser arquivados como contas pagas, papéis meramente informativos, etc.; o arquivo poderá ser feito pontualmente - quando o tabuleiro estiver cheio - ou periodicamente).
Este foi o sistema mais conciso a que consegui chegar. Inicialmente pensei num tabuleiro com os folhetos e vales de desconto, todavia um tabuleiro não conseguiria agregar tudo (o livro com os vales de desconto é um pouco volumoso). Estou ainda a decidir se fica num tabuleiro único horizontal ou no porta revistas.
Um dos problemas no meu escritório continua a ser a quantidade de papéis acumulada. São documentos de uma actividade anterior, folhetos, talões, recortes de revistas, facturas, recibos, material de escrita, projectos, etc., etc....
Depois, de começar a destralhar (que continuo a achar que é um trabalho em curso) os papéis do escritório, comecei a perceber a necessidade de implementar um sistema de entrada e saída do papel, de modo a diminuir o seu impacto no espaço.
Para implementar um qualquer sistema de organização, o ponto de partida terá sempre de identificar as necessidades. Fazer uma lista de tipos de papéis que entram e que destino devem ter, parece-me uma excelente forma de atacar o problema.
Este vai ser o meu novo projecto: organizar os papéis. Querem acompanhar-me?
Nas próximas quintas-feiras, o tema é destralhar e organizar os papéis. Naturalmente, partilho a minha realidade, sendo que algumas notas/ideias poderão não vos ser necessárias. Mas de entre uma ou outra coisa...
A ler: All That Paper (and How I Organize It) - centsationalgirl
