Agendas na gestão do tempo

Não tenho um smartphone, mas possuo um tablet sem acesso à internet (excepto quando o ligo à rede wifi de casa ou do trabalho). Porém já percebi há muito que não sou uma pessoa que consegue organizar a sua agenda num ambiente digital, o que não significa que não o deseje ou tenha experimentado algumas ferramentas. 

Porém, é no papel que consigo melhor organizar-me. Porém, também nunca consegui organizar-me numa agenda ou planner comercializados e as alternativas para imprimir sempre me pareceram excessivamente custosas, pelo tinteiro que consomem. 

A primeira vez que decidi começar a construir uma agenda/planner verdadeiramente personalizada foi quando descobri o método de Bill Westerman com quem tive, pela primeira vez, a consciência da importância de clarificar a distinção entre tarefas e compromissos e da criação de blocos de tempo. Mas acima de tudo, o conceito da "Masterlist" - a lista mãe.

Bill Westerman criou um método que funciona em versão papel, num caderno (o meu custou €0.30) e é personalizável: Getting Sh-t Done. Para quem batalho com o método GDT e perdeu, este é um excelente ponto de partida.

O método é muito simples e está todo explicado no blog Utilware:

1º Passo: Criar uma lista-mãe

No fundo, consiste em criar uma lista de tarefas - exequíveis - que têm de concretizar. Ou, criar várias listas de tarefas. Por exemplo, em casa, tenho várias listas de tarefas relacionadas com reparação e manutenção, na verdade, tenho uma lista-mãe por cada divisão.

Porém, é importante manter a lista com conteúdos exequíveis. Não se trata de uma lista de objectivos de vida, mas de tarefas concretizáveis. Pintar uma divisão implica: escolher o melhor período, escolher cor/tinta, comparar preços, organizar materiais, planeamento relacionado com mão de obra, etc...

2º Passo: Criar uma lista de tarefas diárias 

A lista com as tarefas diárias deverá ter um pequeno quadrado à frente de cada uma. Esse quadrado permitirá identificar: tarefas urgentes (ponto dentro do quadrado), tarefas concluídas (visto dentro do quadrado), tarefas adiadas para o dia seguinte (linha diagonal no quadrado) ou tarefas eliminadas (cruz no quadrado).

3º Passo: Utilizar a lista

Fazer o que está na lista e só o que está na lista é o cerne do método e, afinal, o seu objectivo - concluir as tarefas.

Se aparecer alguma tarefa não prevista, esta deve ser aditada à lista.

4º Passo: Reorganizar

Se o/s dia/s colapsar/em, então é preciso não desistir e aceitar a necessidade de reorganizar. Se necessário, voltar à lista mãe e reajustar prioridades.