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Destralhar

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Sistema de organização de tarefas: Autofocus de Mark Forster

Mark Forster escreve sobre gestão do tempo e organização pessoal. Recentemente começou a experimentar um novo sistema de gestão de tempo, centrado no foco (atenção) e na eliminação de resistências. 

 

O sistema consiste na elaboração de uma "longa lista de todas as coisas que você precisa fazer escritas em um caderno pautado (de 25 a 35 linhas seria o ideal). Quando você pensar em novos itens adicione-os ao final da lista."

 

[No fundo, o equivalente à masterlist do Getting Sh-t Done do Bill Westerman. Pode ver uma foto aqui].

 

O autor recomenda trabalhar numa página de cada vez:

1º Seleccionar tarefas que se destaquem

- ler a lista rapidamente e escolher uma tarefa que se destaque, para trabalhar nela

- terminada a tarefa, risca-se; se não terminar a tarefa, voltar a colocar a tarefa no final da lista

- seguir a página toda e só passar para a seguinte, se não houver uma tarefa que se destaque

2º Descartar o que não é necessário

- se não houver uma tarefa que se destaque, sublinhe-os de forma a poder revisitá-los facilmente (nunca fazer isso na página onde se está ainda a acrescentar tarefas);

- todavia, pode acontecer que essas tarefas se tornaram inúteis ou até chegou à conclusão que realmente não eram necessárias

 

O autor confia que este sistema reforça a parte intuitiva da tomada de decisão e que funciona como uma forma de reforçar a acção, em detrimento da procrastinação que ocorre enquanto estamos a tentar decidir o que fazer a seguir.

 

Não me parece que seja um trabalho que possa englobar eventos e tarefas que estejam muito associadas à gestão em termos de prazos. Também não me parece prático para tarefas recorrentes.

 

Porém, antecipo como imensamente satisfatória a ideia da masterlist contínua a ser riscada.

Sistema de organização de tarefas: 1, 2, 3, 4

A gestão de tempo é uma forma de organização pessoal. Eu confesso que ainda não encontrei um sistema em que sinta a almejada "planner peace".

 

A Lisa (@plannersimplicity) é uma engenheira de software com um sistema em que o foco é a atenção nas tarefas.

Simple Time Management is Attention Management

A estratégia consiste em criar uma lista de tarefas, que deve realizar durante o dia (trabalho/lazer), em modo zombie, sem pensar, até ao final do dia.

 

Para os dias não-zombie, ela aplica o sistema 1-2-3-4.

 

 
 
 
 
 
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Uma publicação compartilhada por Lisa (@plannersimplicity) 

 

A folha diária tem quatro colunas com grupos de tarefas:
Coluna 1 - tarefas rápidas ou fáceis
Coluna 2 - tarefas de limpeza ou arrumação
Coluna 3 -tarefas longas ou difíceis
Coluna 4 -tarefas divertidas ou relaxantes

 

Há igualmente uma coluna, para assinalar tarefas que devem migrar para outro dia.

 

O processo consiste em escolher uma tarefa de cada grupo para um total de quatro tarefas.

As quatro tarefas devem ser feitas por ordem (primeiro uma tarefa do grupo 1, depois uma tarefa do grupo 2 e sucessivamente).

A ordem tem uma lógica: primeiro algo fácil e simples para motivação, depois uma tarefa de limpeza/arrumação que não exige grande energia mental, mas que nos dará um resultado imediato e visual. Depois, é hora de atacar a tarefa mais exigente e finalmente a recompensa com uma tarefa relaxante.

 

Quando estiver trabalhando nessa “cadeia” de tarefas, tente não parar até terminar todas as quatro. Se precisar fazer uma pausa para lidar com uma interrupção, faça isso e depois volte para a cadeia o mais rápido possível. Se você precisar fazer uma pausa por muito tempo, faça isso, mas então comece uma nova cadeia desde o início (grupo 1).

 

A ideia é excelente, fiquei com a sensação de que implica algum trabalho prévio, nomeadamente de organização da lista de tarefas por ordem cronológica.

Porém, talvez seja precisamente esse momento prévio de reflexão com uma estrutura que necessitamos para organizar melhor o nosso dia.

Dia da Cozinha

Como referi, estou a tentar implementar dias temáticos, como uma estratégia de produtividade e gestão do tempo. Se correr bem, o meu plano é alargar a utilização no campo profissional.

 

O segundo dia temático (quarta-feira), dedicado à cozinha foi um sucesso, embora não tenha concluído todas as tarefas a que me propus.

 

Se tivesse saído do computador mais cedo , tal não teria acontecido.

 

Preparação:

Durante o dia, em momentos de pausa (e espera), escrevinhei na agenda o que, idealmente, gostaria de ter concluído até ao final do dia e uma lista das refeições/marmitas até sábado.

 

O plano:

 testar uma receita de Capturar.JPGtofu com molho agridoce;

Capturar.JPG  congelar couve roxa que já havia estufado, sem consumir;

-  consultar stock de leguminosas (secas e em frasco);

Capturar.JPG  fazer sopa;

Capturar.JPG  arrumar legumes e frutas do cabaz Fruta Feia.

 

30 minutos para exercício

Decidi introduzir neste dia um momento de exercício: 20 minutos de passadeira + duche (total: 30 minutos), entre as 18:30 e 19:00.

 

Os resultados:

A receita foi testada e aprovada. Há anos que desejava encontrar uma receita que substituísse os molhos agridoce que adoro.

Aproveitei o excesso de couve roxa estufada e acabei por fazer sopa com ela.

Preparei marmitas e deixei a banca limpa.

 

O que não fiz:

Não revi o stock de leguminosas, nem tratei dos espinafres do cabaz de legumes.

 

Revisão:

No dia seguinte, em jeito de revisão do dia anterior, decidi manter o momento de exercício e escolhi os destaques da próxima semana:

- uma receita: ando há anos para testar receitas de massa para pizza que sejam rápidas de preparar e não necessitem de levedar (na MFP demora quase 2 horas);

- uma tarefa: organizar e inventariar o conteúdo do congelador, de modo a gastar o que tenho.

Dia da Costura

Vintage Photo Collage Dad Appreciation Pinterest G

Como referi, estou a tentar implementar dias temáticos, como uma estratégia de produtividade e gestão do tempo. Se correr bem, o meu plano é alargar a utilização no campo profissional.

 

O primeiro dia, dedicado à bricolagem, foi um sucesso. Em vez de dispersar e passar a noite a "surfar" a internet, peguei nos projectos pendentes que estavam a "tralhar" as superfícies do escritório:

- uma camisola + uma almofada;

- uma calças de fato de treino para reparar o elástico;

- umas meias de desporto que alargaram, para colocar um pequeno elástico;

- um casaco de malha em que precisava mudar o local de um botão.

 

A camisola, era a minha preferida. Um erro na lavagem e ficou feltrada. Não me pareceu de todo que fosse algo que pudesse ser reutilizado como vestuário.

 

Decidi reutilizar o material e transformar numa almofada. Inspirada no ponto Sashiko, escondi uma costura e criei dois elementos decorativos que unissem as duas faces.

 

As superfícies ficaram destralhadas e obtive um grande prazer com o processo e com os projectos terminados.

 

E hoje, é dia da cozinha.

Libertar tempo

Há algum tempo, ouvia o podcast Before Breakfast da autora Laura Vanderkam, em que era referido que um casal aproveitava pequenos blocos de tempo, durante a semana, para tarefas chatas (por exemplo, ir à mercearia), de modo a libertar o fim de semana para o lazer.

 

Ora, quando fui confrontada com uma nova rotina matinal - por força de circunstâncias diversas - foi isso que decidi fazer.

 

Inicialmente, chegava a casa da minha mãe, por volta das 8h00/8h30 e tinha um bloco de tempo de 01h00-01h30 à espera que ela acordasse, para a ajudar a ir à casa de banho e a vestir.

 

Ocupava o meu tempo com leituras, escritas no planner... mas sempre com uma sensação de tempo desperdiçado. Não queria andar com materiais de bricolagem, nem computador e não conseguia o silêncio ou o espaço mental para ler livros.

 

Curiosamente, quando a empregada de limpeza pontual, deixou de ir lá a casa, para passar a ferro e fazer limpezas extra (as limpezas semanais são feitas por mim), tudo se encaixou.

 

Enquanto aguardo a minha mãe acordar, faço pequenas arrumações, limpezas e passo a ferro.

É incrível o que consigo fazer em pequenos blocos de tempo.

 

Passar a ferro

Eu odeio passar a ferro. Mas tem sido muito satisfatório ver que consigo manter o cesto da roupa vazio, apenas com 30 minutos de vez em quando. Esse é o truque: não deixar acumular.

 

Limpar o pó

A casa da minha mãe é uma cacofonia de tralhas espalhadas pelos móveis.

Para limpar o pó em casa da minha mãe, preciso de 1h00-1h30. Sem brincadeira. Eu cronometrei.

Agora, sem a empregada (que raramente limpava), sobrou para o mexilhão. Ou melhor... para a mexilhoa.

 

E é aí que entram os blocos da manhã. Num pequeno bloco de tempo, eu consigo limpar um ou mais móveis e manter a casa limpa.

 

Extras

Há outros pequenos extras que consigo limpar (sem fazer barulho) nos blocos de tempo da manhã, como por exemplo limpar o interior de uma janela e respectivas calhas.

 

Se calcular 7 blocos de 1h00, estamos a falar de 7 horas que libertei do fim de semana. E aos poucos, não custa tanto.

 

As tarefas teriam de ser feitas e eu passaria o sábado a limpar a casa da minha mãe, o domingo a limpar a minha e a passar a ferro.

 

Assim, consigo fazer tudo num dia (lavar e secar roupas, incluído) e ter o domingo completamente livre para descanso.

 

Esta nova rotina matinal é um sucesso.

 

Já agora, mesmo assim sobra sempre um bocadinho de tempo para dedicar à agenda.

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