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Destralhar

Destralhar

27
Jan16

Organizar documentos - onde começar?

Eu começaria pelo saco para o papel a reciclar ;) 

 

O meu sistema está a precisar de uma actualização, mas continua a ser muito prático:

Documentos permanentes

http://destralhar.blogs.sapo.pt/40952.html

Manuais

http://destralhar.blogs.sapo.pt/26177.html

Arquivo anual (IRS, facturas...)
http://destralhar.blogs.sapo.pt/o-meu-sistema-de-arquivo...

Documentação médica
http://destralhar.blogs.sapo.pt/61666.html 

 

Entretanto, reduzi ao máximo o papel a entrar com cancelamentos de subscrições de revistas, pagamentos anuais antecipados, facturação por email e pagamento por banco online,... 

24
Jan15

O meu sistema de arquivo simplificado

DSCF2293.JPG 

Este é um post que ando a adiar há meses porque queria fazer umas etiquetas mais bonitas. Queria que o post ficasse perfeito. Mas a minha vida/casa não é perfeita e por isso é tempo de publicar o meu sistema de arquivo simplificado. 

 

As duas capas da esquerda - MANUAIS -  têm os manuais dos gadgets lá de casa: desde os electrodomésticos ao relógio de pulso, tenho igualmente os talões de compra para efeito de garantia. Desde que os agrupei, nunca tive de andar ao papel para encontrar este ou aquele manual. 

 

Na capa do meio - CASA - tenho documentos relacionados com as reparações da casa: facturas da loja de tinta com as referências das tintas, facturas de reparações ou compra de mobiliário, desenhos da instalação eléctrica, ...

 

Finalmente, as capas da direita - ANUAL -  têm todas as facturas, recibos e correspondência com reporte anual. Tudo que chega e é para guardar, é colocado na capa 2015. Guardo recibos relacionados com o IRS, pagamentos de contas (EDP, etc), recibos de presentes que comprei (pode ser necessário accionar a garantia ou trocar), carregamentos de tlm, correspondência relativamente a serviços que terei de arquivar, etc... 

A meio do ano poderei fazer uma pequena "limpeza" arquivando algumas coisas (por exemplo, uma factura de uma reparação do carro passa para a capa de arquivo permanente em que tenho um separador só para o carro). [É a capa branca de argolas que aparece no canto direito da foto.]

 

No início do ano seguinte (Janeiro), separo o que será utilizado para preenchimento do IRS e arquivo ou deito fora o resto. O que fica, é guardado num envelope e passa para a caixa de arquivo (a segunda caixa). A primeira, passa a ficar vazia para receber os novos papéis. 

 

Espero ter sido clara na minha explicação. Fico ao vosso dispor para os esclarecimentos necessários.

18
Set14

A destralhar a vida digital

 

Quando revi algumas pastas do meu arquivo digital descobri alguns ficheiros que continham passwords de acesso a páginas, registos, etc....

 

Optei por agrupa-los com vista a começar a destralhar a minha vida digital:

 

1. Eliminar a subscrição de newsletters

2. Eliminar emails de notificação de redes sociais

3. Implementar uma caixa de email "zero" - ou seja, apenas com novos emails ou emails que não foram processados

4. Limpar listas de contactos

5. Reduzir as contas de email

6. Reduzir as páginas aditadas ao meu BlogLovin

7. Reduzir as páginas que podem aparecer no meu feed do Facebook

8. Organizar os meus documentos digitais

9. Limpar a biblioteca de ebooks

10. Apagar aplicações não utilizadas

11. Eliminar perfis, registos em páginas que não utilizo

12. Criar 2 ou 3 passwords fortes (de acordo com o tipo de acesso) e uniformizá-las

 

Estão a precisar de implemetar alguma medida na vossa vida digital?

03
Jun13

Organizar documentação médica

Durante o mês de Junho pretendo reorganizar e destralhar a documentação importante. Apesar de já ter uma capa organizada, sinto que há muito onde melhorar na forma como geri a informação. 


 


Lamento, mas não encontrarão aqui folhas para imprimir com bolinhas, cores e enfeites. O meu objectivo é apenas ter a documentação organizada de forma eficiente e simplificada. A decoração é (para mim) dispensável.


 



 


Comecei pela mais importante, a documentação de saúde optando por colocá-la numa pequena pasta portfolio com 10 bolsas para ser fácil de transportar - levo-a comigo a consultas médicas.


 


Felizmente ou infelizmente (dependendo de como se olha para a questão), nunca fui muito cuidadosa com exames preventivos ou tive muitos problemas de saúde. Assim, não tenho muita documentação. Para já, este sistema é suficiente. Para quem possui mais documentos e até outros membros na família, talvez seja recomendável uma capa com argolas.


 


Organizei a documentação de modo a que o mais relevante ficasse no início e o menos relevante no final. Naturalmente a minha organização reflecte a minha situação médica e poderá não adequar-se a outras pessoas. Mas é inquestionável que um bom registo da nossa saúde é sempre um bom investimento.



 AGRUPAR E DESTRALHAR


 


O primeiro passo foi reunir toda a documentação disponível. Como nunca tive o hábito de organizar este tipo de documentações (deitava ao lixo os exames realizados depois de análise pelo médico), tenho poucos documentos e não foi necessário destralhar.


 


 


ORGANIZAR


 


A informação foi organizada da seguinte forma:


 


Bolsa 1 - Calendário e contactos pessoais




Da página www.calendarlabs.com imprimi um calendário de 2013 com margem para notas onde assinalo as datas de próximas consultas ou exames a realizar.


 


Bolsas 2 e 3 - Exames a realizar




Reservei 2 bolsas onde coloco as requisições de exames a realizar. Assim ficam de imediato visíveis e posso colocar uma folha com notas ou colocar um post it com indicações sobre o local onde vou realizar o exame (ex: telefone e morada). Raramente tenho mais que 1 exame para fazer.


 



 


Bolsa 4 - Análises clínicas




Quase com 40 anos de idade e apenas tenho relatórios de 3 análises clínicas. Mau, muito mau.


 





Bolsa 5 - Ecografias mamárias




É um dos exames que necessito de realizar de forma mais regular pelo que é colocado no início da capa. Possuo todos os relatórios e cópias dos exames. O mais recente é sempre colocado no início, de modo a ficar visível.




Bolsa 6 - Ginecologia




Todos os exames de diagnósticos associados a esta área de medicina, novamente porque são os mais regulares que tenho de fazer. Também aqui possuo um calendário para notas relacionadas com sintomas ou tomada de medicação.


 


Bolsa 7 - Alergias




Bolsa onde reúno a informação relacionada com o meu eczema. Tenho o mesmo calendário anual para notas sobre tomada de medicação. 




Bolsa 8 - Electrocardiogramas e Raio X Torax




Apenas tenho cópia de 1 de cada, mas possuo uma folha de notas onde coloco informações sobre outros raios x (toráxicos) realizados, a sua data e local. Assim, se em algum momento for necessário obter informação de antecedentes clínicos, sei onde fazê-lo e em que datas os realizei.


 


 


Bolsa 9 - Boletim de vacinas e número de cartão de utente




Como a próxima vacina só está agendada para 2021, pareceu-me mais adequado colocá-la no final da pasta. Porque é pequena, aproveito para colocar aí uma folha A4 que tem informação sobre a minha inscrição no posto de saúde e que inclui o número de utente. 


 


Para que o boletim de vacinas não faça com que a bolsa ceda ao peso, utilizei nessa página uma folha cartolina.


 



 


Bolsa 10 - Contactos


 


Página 1


a) Contacto pessoal (caso perca a capa ou contactos de emergência)


b) Contactos de médicos, instituições de saúde (por ex. posto médico), locais de realização de exames de diagnóstico e farmácia


Página 2


Contactos de emergência (por ex. número da linha Saúde 24)


 


 


Espero que se sintam inspiradas/os a organizar a vossa informação/documentação médica.

11
Jan13

Semana 2 - Organizar documentos de despesas de 2012



Se ainda não organizaram as vossas despesas de 2012, este é o momento ideal: antecipam o cumprimento das vossas obrigações fiscais e evitam misturar com documentos de 2013.


 


O que costumo fazer:


 


- separo das despesas em três grupos:


 


1. comprovativos de compras de elevado valor ou com garantia [tinha guardado um comprovativo de compra de um kit Vida É Bela, que permitiu que um familiar pudesse obter o reembolso; comprovativos de compra de presentes de natal que ainda possam vir a ser necessários - garantias, trocas, etc.];


 


2. comprovativos de pagamentos não necessários para IRS (exemplo: electricidade, serviço de internet);


 


3. documentos necessários para preenchimento de IRS.


 


Outros documentos como por exemplo, comprovativos de carregamento de telemóvel, pequenas compras, comprovativos de depósitos de cheque ou outros que não seja necessário para prova de pagamento a longo prazo, são imediatamente destruídos.


 


Ano novo, contas novas.


 


 

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