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Destralhar

Destralhar

14
Ago15

Limpezas digitais

Um dos projectos em que tenho falhado sucessivamente é na organização e arquivo dos meus ficheiros digitais. Isso leva a que ande constantemente a rever informação, a duplicar trabalho e a perder informação. 

 

Esta manhã, antes sequer de repensar os métodos, comecei por olhar para os itens lidos da minha caixa de correio. Porque estavam lá? Porque os queria manter?

 

Rapidamente percebi que eram informações de pagamentos, recepção de fotos ou comprovativo de algumas acções. Ou seja, informação que deveria ser arquivada. 

 

Assim, rapidamente guardei os anexos ou os emails nas pastas indicadas: pagamentos 2014, pagamentos 2015, fotos. 

Sobraram 8 mensagens que ainda não decidi como arquivar. Estou a 8 mensagens de uma caixa de email zero.

EMAIL.JPG

2 comentários

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    Cristina

    15.08.15

    Olá Susana T.
    tenho o mesmo problema. Os meus emails tb são em duplicado porque tenho de trabalhar em casa e preciso de acesso à informação.

    O problema é que se trabalha no outlook, tem mesmo de considerar fazer uma limpeza porque o ficheiro pode ficar demasiado grande. Já me aconteceu isso e perdi toda a informação.

    Não consegue criar ficheiros de arquivo dentro do próprio outlook? Faça-os anuais, por exemplo. Eles continuam a estar lá, disponíveis na pesquisa, mas simplesmente num ficheiro à parte.

    Se tiver muitas newsletters ou spam ou coisas que tal nesse meio, pode sempre criar uma regra e mandar para a pasta lixo todos os emails que venham de xpto@ e depois apaga-os de uma assentada.

    No mínimo, separa os emails em caixa de entrada (coisas a fazer, a responder) e arquivo (assunto tratado, respondido).

    Por vezes, mais vale decretar a falência da caixa de email e começar de novo. Foi nesse sentido que o informático lhe desejou boa sorte, imagino. Se até agora não organizou, acha prudente alinhar-se com o fracasso propondo-se a organizar 4000 emails?

    Pense no que já tem como arquivo e passe a gerir como quer que fique a partir de agora. E, se estiver mesmo determinada a organizar o passado, pode rever X emails por dia, por exemplo.

    Um abraço.
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