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Destralhar

Destralhar

Sistema de organização de tarefas: Autofocus de Mark Forster

Mark Forster escreve sobre gestão do tempo e organização pessoal. Recentemente começou a experimentar um novo sistema de gestão de tempo, centrado no foco (atenção) e na eliminação de resistências. 

 

O sistema consiste na elaboração de uma "longa lista de todas as coisas que você precisa fazer escritas em um caderno pautado (de 25 a 35 linhas seria o ideal). Quando você pensar em novos itens adicione-os ao final da lista."

 

[No fundo, o equivalente à masterlist do Getting Sh-t Done do Bill Westerman. Pode ver uma foto aqui].

 

O autor recomenda trabalhar numa página de cada vez:

1º Seleccionar tarefas que se destaquem

- ler a lista rapidamente e escolher uma tarefa que se destaque, para trabalhar nela

- terminada a tarefa, risca-se; se não terminar a tarefa, voltar a colocar a tarefa no final da lista

- seguir a página toda e só passar para a seguinte, se não houver uma tarefa que se destaque

2º Descartar o que não é necessário

- se não houver uma tarefa que se destaque, sublinhe-os de forma a poder revisitá-los facilmente (nunca fazer isso na página onde se está ainda a acrescentar tarefas);

- todavia, pode acontecer que essas tarefas se tornaram inúteis ou até chegou à conclusão que realmente não eram necessárias

 

O autor confia que este sistema reforça a parte intuitiva da tomada de decisão e que funciona como uma forma de reforçar a acção, em detrimento da procrastinação que ocorre enquanto estamos a tentar decidir o que fazer a seguir.

 

Não me parece que seja um trabalho que possa englobar eventos e tarefas que estejam muito associadas à gestão em termos de prazos. Também não me parece prático para tarefas recorrentes.

 

Porém, antecipo como imensamente satisfatória a ideia da masterlist contínua a ser riscada.

Sistema de organização de tarefas: 1, 2, 3, 4

A gestão de tempo é uma forma de organização pessoal. Eu confesso que ainda não encontrei um sistema em que sinta a almejada "planner peace".

 

A Lisa (@plannersimplicity) é uma engenheira de software com um sistema em que o foco é a atenção nas tarefas.

Simple Time Management is Attention Management

A estratégia consiste em criar uma lista de tarefas, que deve realizar durante o dia (trabalho/lazer), em modo zombie, sem pensar, até ao final do dia.

 

Para os dias não-zombie, ela aplica o sistema 1-2-3-4.

 

 
 
 
 
 
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Uma publicação compartilhada por Lisa (@plannersimplicity) 

 

A folha diária tem quatro colunas com grupos de tarefas:
Coluna 1 - tarefas rápidas ou fáceis
Coluna 2 - tarefas de limpeza ou arrumação
Coluna 3 -tarefas longas ou difíceis
Coluna 4 -tarefas divertidas ou relaxantes

 

Há igualmente uma coluna, para assinalar tarefas que devem migrar para outro dia.

 

O processo consiste em escolher uma tarefa de cada grupo para um total de quatro tarefas.

As quatro tarefas devem ser feitas por ordem (primeiro uma tarefa do grupo 1, depois uma tarefa do grupo 2 e sucessivamente).

A ordem tem uma lógica: primeiro algo fácil e simples para motivação, depois uma tarefa de limpeza/arrumação que não exige grande energia mental, mas que nos dará um resultado imediato e visual. Depois, é hora de atacar a tarefa mais exigente e finalmente a recompensa com uma tarefa relaxante.

 

Quando estiver trabalhando nessa “cadeia” de tarefas, tente não parar até terminar todas as quatro. Se precisar fazer uma pausa para lidar com uma interrupção, faça isso e depois volte para a cadeia o mais rápido possível. Se você precisar fazer uma pausa por muito tempo, faça isso, mas então comece uma nova cadeia desde o início (grupo 1).

 

A ideia é excelente, fiquei com a sensação de que implica algum trabalho prévio, nomeadamente de organização da lista de tarefas por ordem cronológica.

Porém, talvez seja precisamente esse momento prévio de reflexão com uma estrutura que necessitamos para organizar melhor o nosso dia.

52 Projectos para uma vida mais simples #1.2

A autora do ONE BITE AT A TIME: 52 PROJECTS FOR MAKING LIFE SIMPLER. recomenda que:

1º faça uma lista de tarefas diária;

2º escolha as 3 tarefas mais importantes;

3º das três mais importantes, escolher a pior () e começar por essa. 

 

Fiz uma tabela A4 (que imprimi numa folha de rascunho) para destralhar a mente.

No início do dia, escolho as tarefas mais importantes e o desse dia. .

 

A tabela distingue as mais importantes das prioritárias.

 

São tarefas prioritárias: a que têm prazo ou urgência e que, por isso, não podem ser esquecidas.

Ir levantar uma encomenda num dia determinado pode ser prioritário/urgente (tem de ser terminado nesse dia), mas pode não ser importante, se daí não resultarem outros inconvenientes, que não seja o ter de remarcar.

 

São tarefas importantes, aquelas que são críticas para o avançar de um projecto, que estão relacionadas com os nossos objectivos (pessoais e profissionais), que determinam outras tarefas, que têm maior impacto na nossa vida.

Por exemplo, terminar um trabalho pode ser importante, mas não ser prioritário nesse dia, se o prazo estiver longe de terminar.

Mas pode ser importante e prioritário, no final de um prazo, quando a sua não entrega, causa grave prejuízo para a empresa (ou o chumbo à disciplina).

 

Em última análise, quer-se eliminar a procrastinação, de forma a que o nosso foco se possa concentrar nas tarefas mais importantes para que estas, dessa forma, se tornem as prioritárias nos nossos dias.

52 Projectos para uma vida mais simples #1.1

Um projecto interrompido, em mais que uma ocasião: 52 Projectos para uma vida mais simples do livro  ONE BITE AT A TIME: 52 PROJECTS FOR MAKING LIFE SIMPLER.

 

#1

Eat your frog

Capturar.JPG

Recentemente ouvi um pequeno livro - Do the Work de Steven Pressfield que se foca na resistência que sentimos em tudo que rejeite uma imediata gratificação, em detrimento do crescimento a longo prazo, saúde ou integridade.

Curiosamente, recomenda que a forma de combater a resistência, é fazer uso de alguns aliados improváveis, nomeadamente:

Estupidez

Não penses, age! A ignorância é a melhor aliada dos empreendedores: se tivessem conscientes de das dificuldades, nunca avançariam.

Teimosia

O melhor é não parar, tem um compromisso com acção. Total comprometimento.

Começar antes de estar preparada/o, sem desculpas ou razões.

A resistência está nos detalhes, no adiar da acção.

 

A preparação, deve vir depois da acção, de forma a evitar a preparação como forma de resistência.

 

Pode parecer contraproducente, mas quantas de nós não desperdiçou tempo, simplesmente com mais uma estratégia, plano, aplicação...

Desde 2012... com interrupções

Não era minha intenção parar.

Mas um dia tornou-se dois e uma semana passou. Depois duas e um mês e meses que correram.

E assim se passou mais de um ano.

 

Como muitas/os, em teletrabalho, concentrada em proteger os mais próximos, enquanto lamentava as perdas de vidas e rezava que a desgraça (tão aleatória) não me batesse à porta.

 

Um ano depois, não mudou muito, entre a esperança da vacinação e o desespero das novas variantes.

 

Mas decidi voltar ao que resultou, procurando alguma sensação de controle, nem que seja apenas nos materiais que me rodeiam.

 

Peço, desde já, as minhas desculpas pelo ruído, na forma de confessionário, que dificilmente acrescentará algo à vossa vida.

 

Aqui me têm, a escrever para destralhar a mente.

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