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Destralhar

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02
Set13

Agendas na gestão do tempo

Não tenho um smartphone, mas possuo um tablet sem acesso à internet (excepto quando o ligo à rede wifi de casa ou do trabalho). Porém já percebi há muito que não sou uma pessoa que consegue organizar a sua agenda num ambiente digital, o que não significa que não o deseje ou tenha experimentado algumas ferramentas. 

 

Porém, é no papel que consigo melhor organizar-me. Porém, também nunca consegui organizar-me numa agenda ou planner comercializados e as alternativas para imprimir sempre me pareceram excessivamente custosas, pelo tinteiro que consomem. 

 

A primeira vez que decidi começar a construir uma agenda/planner verdadeiramente personalizada foi quando descobri o método de Bill Westerman com quem tive, pela primeira vez, a consciência da importância de clarificar a distinção entre tarefas e compromissos e da criação de blocos de tempo. Mas acima de tudo, o conceito da "Masterlist" - a lista mãe.

 

Bill Westerman criou um método que funciona em versão papel, num caderno (o meu custou €0.30) e é personalizável: Getting Sh-t Done. Para quem batalho com o método GDT e perdeu, este é um excelente ponto de partida.

 

O método é muito simples e está todo explicado no blog Utilware:

 

1º Passo: Criar uma lista-mãe

 

No fundo, consiste em criar uma lista de tarefas - exequíveis - que têm de concretizar. Ou, criar várias listas de tarefas. Por exemplo, em casa, tenho várias listas de tarefas relacionadas com reparação e manutenção, na verdade, tenho uma lista-mãe por cada divisão.

 

Porém, é importante manter a lista com conteúdos exequíveis. Não se trata de uma lista de objectivos de vida, mas de tarefas concretizáveis. Pintar uma divisão implica: escolher o melhor período, escolher cor/tinta, comparar preços, organizar materiais, planeamento relacionado com mão de obra, etc...

 

2º Passo: Criar uma lista de tarefas diárias 


A lista com as tarefas diárias deverá ter um pequeno quadrado à frente de cada uma. Esse quadrado permitirá identificar: tarefas urgentes (ponto dentro do quadrado), tarefas concluídas (visto dentro do quadrado), tarefas adiadas para o dia seguinte (linha diagonal no quadrado) ou tarefas eliminadas (cruz no quadrado).

 

3º Passo: Utilizar a lista

 

Fazer o que está na lista e só o que está na lista é o cerne do método e, afinal, o seu objectivo - concluir as tarefas.

 

Se aparecer alguma tarefa não prevista, esta deve ser aditada à lista.

 

4º Passo: Reorganizar


Se o/s dia/s colapsar/em, então é preciso não desistir e aceitar a necessidade de reorganizar. Se necessário, voltar à lista mãe e reajustar prioridades. 

 

Time-management software -- offline version

02
Set13

Setembro - o mês do tempo

O mês de Setembro é, para muitas pessoas, o mês do reinício: retoma-se o trabalho, volta-se à escola... Por isso escolhi o mês de Setembro como o período em que iria tentar melhorar a minha gestão de tempo, seja esta pessoal ou profissional.

 

No decurso dos últimos meses tenho mantido o hábito de me levantar todos os dias às 07h00 - mesmo durante as férias ou fins de semana. Correcção: acordar, porque enquanto se clica no botão snooze, já passou mais meia hora. Mas ainda não consegui ir para a cama às 23h00 o que é um problema.

 

Na verdade, a falta de objectivos claros para as manhãs, ou de tarefas concretas, tem determinado que esta não seja mais que um prolongamento da noite, com forte enfoque nas redes sociais.

 

Por isso, o meu objectivo é reorganizar a forma como disponho o meu tempo, nomeadamente com alguns hábitos ou objectivos em mente:

 

Casa:
- Fazer a cama (manhã, 3 minutos)
- Tirar a louça limpa da máquina e arrumar (quando chego a casa, no final do dia, 10 minutos)
- Limpar a superfície da secretária (no final do dia, 15 minutos)
- Passar 10 peças de vestuário a ferro por dia (relacionado com este problema, 30-45 minutos)
- Rever 10 fotos em suporte papel por dia, destralhar, agrupar (no final do dia, 15 minutos)

 

Blogs:
- Escrever (manhã, 25 minutos)
- Organizar conteúdos (manhã, 25 minutos)
- Responder, publicar ( restante manhã)

 

Lazer:
- 1 hora por dia para distintas actividades offline: ler, tricot, costura, cinema (em casa), livre

 

Assim, começando por elencar o que pretendo fazer e a sua duração esperada, é possível começar a perceber até que ponto isso é exequível.

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