Um dos métodos que pretendo implementar é o de regularmente destralhar as superfícies. Eu sou daquelas pessoas que deixam tudo pela casa. Uma revista ali, uma caixa aqui, um talão ali. Uma das razões é que ainda existem muitos sistemas que ainda não foram implementados para dar cumprimento à regra de ouro: um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar. Por isso, tenho necessidade de destralhar visualmente as superfícies da casa, nomeadamente a secretária do escritório.
Para isso, tenho adoptado uma rotina de 15 minutos com 2 momentos:
RECOLHER - Percorrer as divisões da casa com um cesto e aí colocar tudo que tenho fora do sítio. Por exemplo, na mesa da cozinha está algo que trouxe do escritório.
ARRUMAR - Fazer o percurso inverso e arrumar o que coloquei no cesto.
Se pensarem, quantas viagens fazemos para ir arrumando os objectos 1 a 1? Este método é claramente mais rápido e eficiente.
Como já referi anteriormente, considero uma péssima ideia confundir destralhar com organizar e, em vez da primeira, começar pela segunda actividade comprando objectos como capas, bolsas, caixas e outros que tal.
Isto porque, e como descobri quando decidi começar a destralhar, tais produtos começam rapidamente a ficar vazios e tornam-se mais um objecto inútil.
Assim, o ideal é adiar qualquer compra até ter certeza de qual será o melhor sistema.
Recentemente encontrei um produto que, não recomendando pelo seu custo (€1.29 cada bolsa) poderá resolver alguns problemas de organização dos papéis: uma bolsa grossa com fecho e furos para capa.
Pela robustez do plástico, poderá ajudar a guardar itens mais pesados (por exemplo os manuais) ou menos práticos de guardar numa capa A4 (por exemplo os CD de software).
Como prometido, destralhar papéis à quinta,fase a fase, uma tarefa de cada vez, para não sobrecarregar a vida, porque o objectivo é melhorá-la.
Há duas fases que poderão ser feitas no decorrer de uma ou duas semanas, se preferirem:
1. Organizar o material
1. Uma caixa/saco para colocar o papel que será para reciclar
2. Uma caixa/saco para colocar papel ou outro material com informação sensível para destruir
3. Uma caixa/saco para colocar papel para arquivar
4. Um caixote do lixo
5. Uma tesoura grande
6. Um agrafador e um tira-agráfos
7. Uma máquina de destruir papel, se disponível
8. Um scanner
Para mim, o processo teve de começar com vários momentos de seleccionar papéis para exclusão imediata. Ou seja, o ponto de partida é uma visita relâmpago a gavetas, caixas e estantes para aferir se há alguma coisa para deitar fora.
É nesta fase que o sistema de 3/dia funciona muito bem. Durante a próxima semana, limite-se a tentar perceber o que pode ser deitado fora de imediato.
2. A antecipar a organização
Uma das coisas que me ajuda imenso é agrupar os objectos a destralhar. Neste caso, além de tudo o acima descrito, tenho uma caixa em que coloco todos os papéis que irão ser analisados, revistos, destralhados, arquivados.
Numa primeira fase (em que estou apenas a excluir os óbvios), ajuda-me ter um local onde posso colocar os papéis, sem ter que me preocupar em tomar uma decisão naquele momento, e como tal, a ultrapassar bloqueios e a realizar a tarefa de forma pontual.
Nesta fase, tenho uma folha de papel onde vou anotando os tipos de papéis que aparecem com mais frequência, para posteriormente me ajudar a escolher o melhor sistema de organização.
Também poderá ser uma forma de antecipar a organização (por exemplo, colocando já uma caixa ou tabuleiro e ir separando os documentos o IRS do próximo ano, que vão aparecendo).
Gastar dinheiro com materiais de organização? Não!
O meu recurso preferido para colocar papel para reciclar é o saco grande das compras. É grande e quando está cheio, basta levá-lo ao contentor. Muito prático.
Uma caixa de resmas de papel pode ser um excelente material. Se for muito alta, basta cortar uma tira no topo da caixa e ajustar ao tamanho desejado. Pode ser pintada, forrada ou deixada como está. É um excelente recurso.
As caixas de cereais possuem inúmeras possibilidade de utilização. Se colar algumas ficará logo com um sistema de separação de papel que poderá ser (ou não) descartado.
O antes, em que reuni todos os itens soltos, espalhados pelo escritório ou pela casa quando deveriam estar no escritório:
Os resultados da primeira fase em que estou a testar o sistema, face aos papéis que possuo.
A ideia é que apenas permaneça um conjunto de 3 tabuleiros. A caixa de arquivo suspenso está quase vazia, ou melhor, tem itens que são para arquivar e não tenho certeza que a vá manter. O porta-revistas poderá ser útil para ter os folhetos em vigor e revistas a destralhar.
Não se encontra na foto um conjunto de libretos impressos cujo destino ainda tenho de decidir. É o meu "monte" a decidir. O facto de este ser tão pequeno, deixou-me algo surpreendida, pois evidencia que o meu problema não seria tanto o de não querer prescindir dos papéis, mas de não possuir um sistema eficiente para os organizar e arquivar.
O meu sistema de 3 tabuleiros:
Tabuleiro 1 : A tratar com prazo (contas a pagar, entrada de correio [eu abro-o sempre no próprio dia], assuntos que tenha que ser tratados com urgência e que por isso, devam estar visíveis);
Tabuleiro 2: A tratar sem prazo ( coisas a tratar ou a fazer mas que não possuem prazo; pode ser um projecto de manualidades ou algo na casa; poderão constituir projectos que "ataco" quando tenho mais tempo; é aqui que coloco as grandes listas de coisas a fazer na manutenção da casa e carro);
Tabuleiro 3: Arquivar (itens que já podem ser arquivados como contas pagas, papéis meramente informativos, etc.; o arquivo poderá ser feito pontualmente - quando o tabuleiro estiver cheio - ou periodicamente).
Este foi o sistema mais conciso a que consegui chegar. Inicialmente pensei num tabuleiro com os folhetos e vales de desconto, todavia um tabuleiro não conseguiria agregar tudo (o livro com os vales de desconto é um pouco volumoso). Estou ainda a decidir se fica num tabuleiro único horizontal ou no porta revistas.