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Destralhar

Plano B da Vida

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Destralhar o escritório - 5 minutos

Destralhar o escritório poderá ser uma tarefa herculiana, a generalidade das pessoas não possui disponibilidade de tempo para tirar um ou dois dias numa semana para o fazer de forma integral. A minha experiência diz-me que fazê-lo num único fôlego é cansativo e desmotivamente.


 


Nada como criar uma estratégia para dividir o escritório em partes (por estante, por prateleira, por gaveta) ou então por tarefas como sugere o blog myturnstone.


 


Para mim, é um excelente método que pode ser facilmente implementado com a criação de uma pequena lista de tarefas que, para facilitar poderá ser semanal. Decidi criar uma lista de tarefas para implementar no escritório:


 


2ª arquivar documentos ( para mim é o melhor dia porque em regra é no fim de semana que pago as contas) e destruir papel


3ª limpar caixa de correio electrónica


4ª destralhar as superfícies - um lugar para cada coisa, cada coisa no seu lugar


5ª limpar as superfícies: secretária, impressora, cadeira, etc...


6ª rever o calendário/tarefas da semana seguinte

Destralhar papéis à quinta

Como prometido, destralhar papéis à quinta, fase a fase, uma tarefa de cada vez, para não sobrecarregar a vida, porque o objectivo é melhorá-la.


 


Há duas fases que poderão ser feitas no decorrer de uma ou duas semanas, se preferirem:


 


1. Organizar o material


1. Uma caixa/saco para colocar o papel que será para reciclar


2. Uma caixa/saco para colocar papel ou outro material com informação sensível para destruir


3. Uma caixa/saco para colocar papel para arquivar


4. Um caixote do lixo


5. Uma tesoura grande


6. Um agrafador e um tira-agráfos


7. Uma máquina de destruir papel, se disponível


8. Um scanner


 


Para mim, o processo teve de começar com vários momentos de seleccionar papéis para exclusão imediata. Ou seja, o ponto de partida é uma visita relâmpago a gavetas, caixas e estantes para aferir se há alguma coisa para deitar fora. 


 


É nesta fase que o sistema de 3/dia funciona muito bem. Durante a próxima semana, limite-se a tentar perceber o que pode ser deitado fora de imediato.


 


2. A antecipar a organização 




Uma das coisas que me ajuda imenso é agrupar os objectos a destralhar. Neste caso, além de tudo o acima descrito, tenho uma caixa em que coloco todos os papéis que irão ser analisados, revistos, destralhados, arquivados.


 


Numa primeira fase (em que estou apenas a excluir os óbvios), ajuda-me ter um local onde posso colocar os papéis, sem ter que me preocupar em tomar uma decisão naquele momento, e como tal, a ultrapassar bloqueios e a realizar a tarefa de forma pontual.


 


Nesta fase, tenho uma folha de papel onde vou anotando os tipos de papéis que aparecem com mais frequência, para posteriormente me ajudar a escolher o melhor sistema de organização.


 


Também poderá ser uma forma de antecipar a organização (por exemplo, colocando já uma caixa ou tabuleiro e ir separando os documentos o IRS do próximo ano, que vão aparecendo).


 


 


Gastar dinheiro com materiais de organização? Não! 




 


O meu recurso preferido para colocar papel para reciclar é o saco grande das compras. É grande e quando está cheio, basta levá-lo ao contentor. Muito prático.


 


Uma caixa de resmas de papel pode ser um excelente material. Se for muito alta, basta cortar uma tira no topo da caixa e ajustar ao tamanho desejado. Pode ser pintada, forrada ou deixada como está. É um excelente recurso.


 


As caixas de cereais possuem inúmeras possibilidade de utilização. Se colar algumas ficará logo com um sistema de separação de papel que poderá ser (ou não) descartado.


 


 Source: familyfun.go.com via Handmade Cuties on Pinterest










 Source: sewmanyways.blogspot.com via Courtney on Pinterest

Os meus resultados a destralhar papéis (projecto da semana)

O antes, em que reuni todos os itens soltos, espalhados pelo escritório ou pela casa quando deveriam estar no escritório:


 


 


 


Os resultados da primeira fase em que estou a testar o sistema, face aos papéis que possuo. 


 


A ideia é que apenas permaneça um conjunto de 3 tabuleiros. A caixa de arquivo suspenso está quase vazia, ou melhor, tem itens que são para arquivar e não tenho certeza que a vá manter. O porta-revistas poderá ser útil para ter os folhetos em vigor e revistas a destralhar.


 


 


 


Não se encontra na foto um conjunto de libretos impressos cujo destino ainda tenho de decidir. É o meu "monte" a decidir. O facto de este ser tão pequeno, deixou-me algo surpreendida, pois evidencia que o meu problema não seria tanto o de não querer prescindir dos papéis, mas de não possuir um sistema eficiente para os organizar e arquivar.


 


O meu sistema de 3 tabuleiros:


 


Tabuleiro 1 : A tratar com prazo (contas a pagar, entrada de correio [eu abro-o sempre no próprio dia], assuntos que tenha que ser tratados com urgência e que por isso, devam estar visíveis);


 


Tabuleiro 2: A tratar sem prazo ( coisas a tratar ou a fazer mas que não possuem prazo; pode ser um projecto de manualidades ou algo na casa; poderão constituir projectos que "ataco" quando tenho mais tempo; é aqui que coloco as grandes listas de coisas a fazer na manutenção da casa e carro);


 


Tabuleiro 3: Arquivar (itens que já podem ser arquivados como contas pagas, papéis meramente informativos, etc.; o arquivo poderá ser feito pontualmente - quando o tabuleiro estiver cheio - ou periodicamente).


 


 


Este foi o sistema mais conciso a que consegui chegar. Inicialmente pensei num tabuleiro com os folhetos e vales de desconto, todavia um tabuleiro não conseguiria agregar tudo (o livro com os vales de desconto é um pouco volumoso). Estou ainda a decidir se fica num tabuleiro único horizontal ou no porta revistas.


 


Tempo de execução: 02h00