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Destralhar

Plano B da Vida

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Plano B da Vida

Aumentar a produtividade: arquivar 30 minutos por dia

Pela minha mãe passam muitos papéis e, frequentemente, é-me pedida informação constante nesses mesmos papéis. 

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Quando não organizo os documentos profissionais, na sua pasta correspondente, acabo por - literalmente - andar ao papel.

Quando ando ao papel perante um superior hierarquico, claramente isso não transmite a melhor imagem do meu trabalho. E o tempo que perco, é imenso.

 

Por isso, decidi implementar um horário diário para arquivo: 30 minutos. 

 

Neste momento preciso dos 30 minutos, mas é previsível que deixe de ser necessário tanto tempo ao até que o precise de fazer diariamente. Mas estou convencida que irá ajudar, em muito, a minha produtividade.

Arquivo de documentos


 


Como referi, ando na fase de destralhar e organizar papéis. Um dos projecto era o de destralhar e organizar as capas de documentos relevantes como os respeitantes à minha saúde, contas bancárias, seguros, documentação associada ao carro, à casa, etc.


 


No fundo, uma capa que cumprisse três objectivos que, para mim, são muito importantes:


 


- ser útil para mim - com acesso rápido e facilitado a todos os documentos que se encontram agregados num único local;


- ser útil numa emergência - eu tenho um extintor e tenho uma capa que posso pegar rapidamente, se for necessário;


- ser útil para terceiros - quando morrer (inevitabilidade da vida), os que ficarem com o encargo de tratar dos meus pertences e rastos contratuais, possuem um conjunto de documentos com toda a informação de que necessitam.


 


Uma das minha opções, foi separar documentos relativos à saúde. A documentação relacionada com saúde: boletim de vacinação, exames, indicações de exames ou consultas a realizar e quando, ficam numa capa menor (felizmente) e que posso levar comigo quando vou a uma consulta.


 


O arquivo dos documentos contém os seguintes grupos e separadores:


 


1. Documentos pessoais


a) Cópia do cartão de cidadão


b) Testamento em vida, instruções para a morte


 


2. Automóvel


a) Aquisição da viatura


b) Instruções do alarme


c) Seguro automóvel


c) Pagamento de imposto automóvel


d) Inspecção automóvel


e) Via Verde


f) Manutenção (folha de registo de manutenções efectuadas, a fazer e facturas)


 


3. Banco


a) Folha com informações gerais: nome de conta, local da conta, contactos da agência, etc


b) Cartão de débito: fotocópia do cartão de débito (ou folha com o número e contactos do banco em caso de extravio)


c) Cartão de débito: fotocópia do cartão de débito (ou folha com o número e contactos do banco em caso de extravio)


 


4. Associações 


a) folha com o nome da associação, contactos, nº de associada, valor da quota anual (que vai sendo aditado) e opção de pagamento


b) cópia/original do cartão de associada (se existir)


c) documentos da associação (em regra uma fotocópia com contactos e benefícios/protocolos)


 


5. Casa


a) Manutenção da casa – masterlist (lista de reparações ou projectos para a casa)


b) Manutenção da casa – plantas, cores de tintas, mapa de ligações eléctricas, etc


c) Manutenção da casa - facturas


d) Electricidade - dados do contrato, nºs para avarias


e) Televisão - dados do contrato, nºs para avarias


f) Internet - dados do contrato, passwords do acesso, nºs para avarias


 


6. Associações 


a) folha com o nome da associação, contactos, nº de associada, valor da quota anual (que vai sendo aditado) e opção de pagamento


b) cópia/original do cartão de associada (se existir)


c) documentos da associação (em regra uma fotocópia com contactos e benefícios/protocolos)


 


[um separador por cada associação]


 


Sugestão final: dar à capa um nome que nada tem a ver com o seu conteúdo. Exemplo: Facturas Saúde


 


Deixo-vos o índice numa versão editável (Google Drive).